Problemlösung mit dem 8D-Report - einfach erklärt
von Bernd Harengel
Warum brauchen Sie eine strukturierte Problemlösungstechnik?
Eine Vielzahl guter Argumente für den 8D-Report
8D-Report – ein unschlagbares Werkzeug zur Problemursachenanalyse!
- Verluste bei Kommunikation und Workflow vermeiden
- Kundenreklamationen strukturiert bearbeiten
- Kunden Eskalation vermeiden
- VDA ISO 9001 Anforderungen erfüllen
- Nachweis-Dokument für Schadensersatz hin zum Lieferanten erstellen
Der 8D-Report liefert eine strukturierte Vorgehensweise
Der 8D-Report ist ein leichtverständlicher, bewährter und praktischer Ansatz zur Problemlösung. Er bringt Systematik und Struktur und ersetzt die Vielfalt der unterchiedlichsten Arten von Berichterstattung über die Problemlösung von Qualitätsproblemen. Ebenso liefert der 8D-Report eine Vorgehensweise, die es leichter macht, die tatsächlichen Problemursachen zu finden und sie in acht festgelegten Abschnitten gleichzeitig als Bericht bzw. Report zu dokumentieren. Elektronisch abgelegt, schafft man sich hiermit sogar eine Wissensspeicherung für ähnliche Fälle an Produkten oder Prozessen.
Vorteile des 8D-Reports, die Sie schätzen werden:
- Extrem leistungsfähiges und team-förderliches Problemlösungs-Werkzeug
- Keine Anschaffungskosten und keine Software nötig, daher mehr freie Mittel für ein solides Praxistraining, sodass nach der Qualifizierung von Ausgewählten. Ziel: Jede Führungskraft im Unternehmen kann ein Teammeeting zur Problemlösung moderieren.
- Erfüllt ISO 9001-Anforderungen und auch neue Kundenanforderungen von Nicht-Automotive-Kunden im Rahmen der Reklamationsbearbeitung.
In 8 Schritten zum fertigen 8D Report
Sie können für Ihren Einstieg „Problemlösungen mit dem 8D-Report“ sehr gut eine Standardvorlage nutzen. Bitte unbedingt bedenken und einhalten: Der 8D-Report gibt eine sinnvolle und hilfreiche Struktur vor. Die Bezeichnung der einzelnen Schritte ist von Vorlage zu Vorlage etwas unterschiedlich. Wichtig ist die Einhaltung der Sequenz: 1-2-3-4-5-6-7 und dann 8. Und es sollte weder vorgegriffen noch übersprungen werden!
Anleitung zum 8D-Report: Vorgehensweise erklärt, Schritt für Schritt
Wir gehen nachfolgend gemeinsam von Schritt 1 bis Schritt 8 durch einen 8D-Report, um den Aufbau, die aufbauende Struktur und die spezifischen Inhalte kennenzulernen.
Schritt 0
Tatsächlich gibt es in der Praxis und im Alltag der vollen Terminkalender einen Schritt 0, denn „wer schläft, den bestraft das Leben.“
Ein erster „Kümmerer“ nimmt sich der Sache an:
- Wer ist verantwortlich für diesen 8D-Report zu einem Problem?
- Wer sollte schon vorab informiert und zur ersten Teambesprechung eingeladen werden?
- Ein kurzes Treffen organisieren mit den Betroffenen und den Beteiligten direkt am Prozess, in der Montage, in der Fertigung oder Verpackung.
Was ist der Status zu:
- Haben wir Beispiele für fehlerhafte Teile?
- Wer hat gute Bilder? Liegen Bilder der Kundenreklamation vor?
- Liegen die Teile der Kundenreklamation vor?
- Was wird gerade als schnelle Notlösung getan, damit keine fehlerhaften Produkte mehr an den Kunden ausgeliefert werden?
- Wird die Ware nun ab sofort und bis auf weiteres extra gekennzeichnet, sodass spätere Zuordnungen und Sortierungen leichter fallen?
- Wer in der Supply Chain und auch bei den Zulieferern ist informiert? Wer sollte noch informiert werden?
Schritt 1 (D1)
Hier steht das 8D-Report-Team im Fokus
Überlegen Sie sich im Team und als Vorbereitung für die nächsten Bearbeitungsschritte im 8D-Report „die Verantwortlichkeiten und Aufgabenteilung.
- "Wer" liefert einen Beitrag zu dem Problem und den Erscheinungsformen und Zeiten (wie tatsächlich gesehen und nicht nur berichtet!)?
- "Wer" zu den Lösungen und zu einer tieferen Analyse?
- "Wer" fehlt noch und sollte bei der nächsten Besprechung hinzugezogen werden?
Notieren Sie Namen und entsprechende Abteilungen. Sprechen Sie zuerst mit Ihren Kollegen, anstatt davon auszugehen, dass alle dem Team gerne beitreten werden.
Bestimmen Sie keinen Teamleiter aus der Qualitätssicherungsabteilung, der dann auch noch zusätzlich die Moderation als Methodenfachmann übernehmen sollte. Sinnvoll für die Teamleitung der 8D-Bearbeitung ist der direkte Prozessverantwortliche aus dem Shopfloor Management oder der Logistik?
Schritt 2 (D2)
8D Problembeschreibung als erste Orientierung
Auslöser für einen 8D-Report ist immer ein Problem oder eine Kundenreklamation. So gibt es zu mindestens eine Partei, die beschreiben kann was stört. Sicherlich werden hier keine direkte Problemursachen genannt, sondern vielmehr die Auswirkungen und Symptome. Und es sollte wirklich nur ein Problem bearbeitet werden und nicht eine ganze Ansammlung von vermutlich nicht zusammenhängenden Ereignissen und Ergebnissen.
In diesem Schritt 2 (D2) sollte noch nicht die Analyse starten. Wenn die Angaben zur Problembeschreibung sehr oberflächlich und unpräzise sind, dann so einfach notieren und keine unnötige Energie und Zeit verlieren.
Schritt 3 (D3)
Eindämmung
Wir haben diesem Schritt schon etwas proaktiv vorgegriffen, wohlwissend dass es in den seltensten Fällen gelingt, spontan und sofort ein Teammeeting zur 8D-Bearbeitung einzuberufen. Wir prüfen im Team, ob wir oder der „Kümmerer“ für Schritt 0 etwas vergessen hat:
- Risikobewertung im Team. Welche Auswirkungen hat der Fehler oder das Problem auf: Gesundheit, Umwelt und Sicherheit, technische Probleme, Passform, Verbaubarkeit und Funktion, Haltbarkeit, Lebensdauer, Optik, Haptik, Geruch, usw.
- Klärung: Welche Sofort-Maßnahmen sind bereits wirksam, welche geplant, welche noch offen. Einige Beispiele hierzu für die Produktion: Sortieraktion Bestände beim Kunde ja/nein, ausgelieferte Ware oder noch im Transfer zurück zum Werk ja/nein, weitere Produktlieferungen stoppen ja/nein, Ersatzlieferung koordinieren und starten ja/nein, Produktionslinie stoppen ja/nein, Fertigbestand unter Quarantäne stellen und Zugriff sperren ja/nein, Endkontrolle und Q-Gates aufbauen ja/nein, usw.
Schritt 4 (D4)
Ursachenanalyse
Link auf meine Webinare: 5 Why und Ishikawa und den weiterführenden Werkzeugen
> 5 Why https://youtu.be/ukZNGZPkfNg
> Ishikawa https://youtu.be/qwI1WbnJBvM
Schritt 5 (D5)
Korrekturmaßnahme
In diesem Schritt werden die Maßnahmen beschrieben, die das Problem oder die Störungen beheben sollen. Und in diesem Schritt besonders bei Bestandsprüfungen sehr spezifische Angaben einfügen: Ort, Mengen, Chargen-, Artikel-, Teilenummer, Lieferanten, Prüfer wo, wer, Schicht, usw. Auch sollte vermerkt werden, mit welcher Prüfmethode, basierend auf welchen Zeichnungsnummern, Spezifikationsreferenzen eine Überprüfung durchgeführt wurde. Zusätzlich hilfreich für die Dokumentation sind auch Angaben, was genau mit den aussortierten Teilen der Produkten gemacht wurde: Menge Nacharbeit, Menge Verschrottung, zurück an Lieferanten, usw.
Schritt 6 (D6)
Überprüfung der Wirksamkeit
Die Überprüfung der Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen und Änderungen muss geplant werden.
- Wer bestätigt basierend auf was die Wirksamkeit?
- Wird durch ein Audit geprüft?
- Was wird geprüft?
- Welcher Umfang wird geprüft?
- Können Standardprüfanweisungen genutzt werden?
- Wer erstellt und verteilt eine neue Prüfanweisung?
- Ist eine MSA vorab notwendig?
- Wo und durch wen wird geprüft?
- Wann wird wie oft geprüft?
- Wie werden die Prüfdaten erfasst und dokumentiert?
- Wie werden Eindrücke und Hinweise dokumentiert, wenn Prüfung durch mehrere Personen erfolgt?
Schritt 7 (D7)
Vorbeugende Maßnahmen
Nachhaltigkeit muss sichergestellt sein, um ein erneutes Auftreten des Problems zu verhindern. In den meisten Fälle muss sich im aktuellen Prozess dann etwas ändern. Ist dies erfolgt? Sind die Standards, Arbeitsanweisungen und Schulungsunterlagen auf neuem neuesten Stand?
Folgende Fragen unterstützen die Vermeidung von Wiederholungsfehlern oder ähnlichen Problemen:
- Wurde der Fehler „Nichterkennung“ analysiert?
- Kann das auch ähnlich Produkte und Prozesse betreffen?
- Kann das andere Lieferanten betreffen, wenn fehlerhafte Teile an die Montagelinie geliefert wurden?
Schritt 8 (D8)
Team Würdigung und Anerkennung
Lob und Kultur müssen im Einklang stehen. Die Anerkennung des Teamerfolges ist wichtig. Leider wird das sehr oft als Selbstverständlichkeit ausgelassen. Es gibt viele und kleine Möglichkeiten, ein Lob auszusprechen. Einfache Gesten und ermutigende Worte sind viel wert, um auch Motivation zu schaffen, dem guten Beispiel zu folgen. Ob nun per Einladung zu einem Sonder-Termin oder als Intro zu einer passenden Kick-off Veranstaltung, ob auf der Pinnwand des Unternehmens, in der Firmenzeitung oder als kurzes Filmchen auf den Bildschirmen im Intranet und in der Produktion. Sicherlich finden Ihre Vorgesetzten und die Sponsoren eine gute Gelegenheit.
Haben Sie Fragen zur 8D-Report Problemlösungsmethode?
Ihnen gefällt die 8D-Report Problemlösungsmethode und Sie wollen diese mit einem kleinen ausgewählten Team an Ihren „Altlasten und Dauer-Problemen“ live und praxisnah erproben? Sie wollen nicht nur die 8D-Problemlösungstechnik, sondern auch andere Werkzeuge üben und einführen?
Sie haben in Ihrer Organisation einen neuen Standort, ein neues Werk zu Ihrem Verantwortungsbereich hinzubekommen ? Und Sie wollen nicht erst warten, bis sich der Kunde beschwert weil die Reklamationsbearbeitung nicht mittel 8D-Report erfolgt?
Wir freuen uns auf ein Gespräch.
Es gibt viele Anwendungsfälle, bei denen Ihnen ein kurzzeitiger Beratereinsatz schnelle Vorteile bringt und eine steile und nachhaltige Lernkurve zusichert.
Wenn Sie uns nicht direkt erreichen, bitte die CALL-Back Funktion nutzen und uns eine für Sie passende Zeit vorschlagen. Hilfreich wären ein paar Stichworte, wie wir Ihnen helfen können.