Manager als Erfolgsfaktor: Mit Cross-functional Teams zum Ziel

Lösungskompetenz für komplexe Probleme aufbauen

Als Führungskraft und Manager ist es wichtig, sich nicht ausschließlich mit der Logik von gestern auseinanderzusetzen. Veränderungen wie Automatisierung, Digitalisierung, Industrie 4.0 und Lean Management erfordern neue Konzepte in der Fertigung, Montage, Produktionslinien, Qualitätssicherung und Supply Chain. Eine mögliche Lösung für diese Herausforderungen bieten funktionsübergreifende Teams, auch Cross-Functional Teams genannt, die durch das Management zum Start gebildet und gefördert werden.

• Funktionierende Cross-functional Teams können bis dato nicht erreichte Ergebnisse erzielen und sind Keimzellen für neue Herangehensweisen, die eine Basis für eine neue Kultur und einen neuen Mindset schaffen. Sie können Vertrauen in die neue Vorgehensweise durch ihre erfolgreichen Projektergebnisse schaffen.
• Der Aufbau erfolgreicher funktionsübergreifender Teams ist jedoch eine Herausforderung. Besser ist es, die Rahmenbedingungen vorab klar zu definieren und eine Basis zu schaffen, um Befugnisse, Regeln, angemessene Rechenschaftspflicht, spezifische Ziele und passende organisatorische und strategische Prioritäten zu definieren.
• Cross-Functional Teams können mit Projektmanagementmethoden abteilungsübergreifende Themen oder Probleme strukturiert abarbeiten und Probleme, Blockaden und Hemmnisse auf einer neuen sachlichen und prozessorientierten Ebene besprechen. Sie können Lösungskompetenz für komplexe Problemstellungen aufbauen und Fähigkeiten für noch nicht dagewesene Probleme und für Probleme entwickeln, für die es noch keine Lösung gibt.

Schlüssel zum Erfolg ist die Zusammenarbeit

Sehr oft ist ein Schlüssel zur Zusammenarbeit und zur Schaffung einer Vertrauensbasis, etwas als Gruppe gemeinsam zu tun. Eine Firmen Sportgruppen unterstützt z.B. fehlende bereichsübergreifende Kommunikation im Unternehmen. Bei Problemen mit der Mitarbeitermotivation und hinsichtlich dem erwünschten wertschöpfungsorientierten Denken und Handeln können leider nicht Frontalschulungen oder Managementanweisungen von oben „wir machen jetzt Lean und neue KVP-Projekte“ helfen und einen belastbaren und nachhaltigen Erfolg erzielen. Dies ist doch nicht nur meine Meinung, oder? Wenn nein? Dann brauchen Sie bitte nicht weiterlesen.

• Aktuelle Fachartikel bestätigen, dass eine vertrauensbasierte Zusammenarbeit ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Teams und Unternehmen ist. Eine Atmosphäre des Vertrauens fördert offene Kommunikation, Zusammenarbeit und Kooperation innerhalb des Teams. Dies wiederum führt zu besserer Problemlösung und Entscheidungsfindung sowie zu höherer Mitarbeitermotivation und Engagement.
• Manager sollten aktiv daran arbeiten, eine Vertrauensbasis innerhalb ihres Teams zu schaffen und zu fördern. Hierfür können verschiedene Ansätze genutzt werden, wie z.B. regelmäßige Team-Meetings, Team-Building-Events oder gemeinsame Projekte und Aktivitäten. Eine Firmen Sportgruppe, wie im genannten Beispiel, kann ein guter Ansatz sein, um die Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu fördern und das Vertrauen in den Kollegenkreis zu stärken.
• Es ist wichtig zu erkennen, dass traditionelle Managementanweisungen und Frontalschulungen nicht immer ausreichend sind, um eine vertrauensbasierte Zusammenarbeit zu fördern. Stattdessen müssen Manager in der Lage sein, eine Atmosphäre des Vertrauens und der Zusammenarbeit zu schaffen und zu pflegen, indem sie ein offenes Ohr für ihre Mitarbeiter haben und bereit sind, gemeinsam Lösungen zu finden.

Insgesamt kann eine vertrauensbasierte Zusammenarbeit entscheidend sein für den Erfolg von Teams und Unternehmen. Manager sollten daher aktiv daran arbeiten, diese Atmosphäre des Vertrauens zu schaffen und zu fördern, um die Leistung und das Engagement ihrer Mitarbeiter zu steigern.

Aspekt: Lösungskompetenz aufzubauen

WARUM sollten Unternehmen und ihre Entscheider für komplexere Problemlösungsaufgaben jetzt anfangen, gut ausgebildete funktionsübergreifende Teams zu beauftragen?

• Cross-Functional Teams können mit Projektmanagementmethoden (Projektstrukturplan, Lenkungsausschuss, Maßnahmen-Datenbank, usw..) abteilungsübergreifende Themen oder Probleme strukturiert abarbeiten und der Progress kann sichtbar gemacht werden. Probleme, Blockaden und Hemmnisse können identifiziert und auf einer neuen sachlichen und prozessorientierten Ebene besprochen werden.
• Cross-Functional Teams können und müssen sich jetzt “warmlaufen“ und erproben, um für noch nicht dagewesene Probleme und für Probleme für die es (noch) keine Lösung gibt Lösungskompetenz aufzubauen. Auch Fähigkeiten für komplexere Problemstellungen und dies ganz im Zeichen des Wandels und der erfolgreichen Einführung von neuartigen Technologien, Systemen und Produktions- und Supply Chain Netzwerken.

Was sollten leitende Führungskräfte und Manager beachten?

Leitende Führungskräfte und Manager sollten die Bildung von funktionsübergreifenden Teams zur Lösung von komplexen Problemen und Herausforderungen beachten, da diese Teams in der Lage sind, Lösungskompetenz aufzubauen.

• Cross-Functional Teams können mit Projektmanagementmethoden abteilungsübergreifende Themen oder Probleme strukturiert angehen und so den Fortschritt sichtbar machen. Durch die Zusammenarbeit von Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen und Abteilungen können Probleme, Blockaden und Hemmnisse identifiziert und auf einer sachlichen und prozessorientierten Ebene besprochen werden.
• Es ist wichtig, dass Cross-Functional Teams sich jetzt "warmlaufen" und erproben, um Lösungskompetenz für noch nicht dagewesene Probleme aufzubauen. Auch Fähigkeiten für komplexere Problemstellungen müssen erworben werden, um den Wandel und die erfolgreiche Einführung von neuen Technologien, Systemen und Produktions- und Supply Chain Netzwerken zu bewältigen.

Leitende Führungskräfte und Manager sollten die Bedeutung von funktionsübergreifenden Teams erkennen und den Aufbau und Einsatz dieser Teams fördern, um Lösungskompetenz aufzubauen und das Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen.

Aspekt: Prozesse und Problemlösungen

WARUM sollten Unternehmen und ihre Entscheider ALLE Mitarbeiter in der Organisation auf Prozesse und Problemlösungen ausrichten, die dann als großes funktionsübergreifendes Team weiter den Veränderungsprozess unterstützen könnten?

• Cross-Functional Teams unterstützen bei den Bestrebungen eine neue und nachhaltige Realität im Betrieb einzuführen. Nur durch eine Akzeptanz von allen wird auch eine zukünftige Mitarbeit sichergestellt. Und, Cross-Functional Teams helfen indirekt auch „ewige Blockierer und Besserwisser“ durch ein sachlich basiertes Eintreten in ihre Komfortzonen, aufzudecken.
• Cross-Functional Teams können die wichtige Rolle der Change Leader für die Startphase gut übernehmen. Eine geschickte Auswahl der Teilnehmer der Cross-Functional Teams unterstützt und vermeidet, dass kommende Veränderungen nur isoliert etabliert und gelebt werden und auch, dass  nicht Mitarbeiter in bestimmten Abteilungen den Anschluss verlieren und sozusagen nicht abgehängt werden.

Was sollten Führungskräfte beachten?

Führungskräfte sollten darauf achten, alle Mitarbeiter in der Organisation auf Prozesse und Problemlösungen auszurichten und funktionsübergreifende Teams zu bilden, um Veränderungsprozesse erfolgreich umzusetzen. Wenn alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind und eine gemeinsame Sprache sprechen, können Prozesse und Problemlösungen effizienter angegangen werden.

• Cross-Functional Teams sind hierbei ein wichtiger Faktor, da sie die Zusammenarbeit von Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen und Bereichen fördern. Dadurch können unterschiedliche Perspektiven und Ideen zusammengeführt werden, um bessere Lösungen und Prozesse zu entwickeln.
• Ein weiterer Vorteil von Cross-Functional Teams ist, dass sie eine wichtige Rolle als Change Leader für die Startphase übernehmen können. Durch eine geschickte Auswahl der Teilnehmer können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und Bereichen in den Veränderungsprozess eingebunden werden und so sicherstellen, dass die kommenden Veränderungen nicht isoliert etabliert werden und alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand bleiben.
• Durch die Bildung von Cross-Functional Teams können auch "ewige Blockierer und Besserwisser" aufgedeckt werden. Durch eine sachlich basierte Diskussion innerhalb des Teams können Vorbehalte und Bedenken aufgedeckt und ausgeräumt werden, um eine erfolgreiche Umsetzung der Veränderungen sicherzustellen.

Insgesamt sollten Führungskräfte alle Mitarbeiter in der Organisation auf Prozesse und Problemlösungen ausrichten und funktionsübergreifende Teams bilden, um Veränderungsprozesse erfolgreich umzusetzen und ein nachhaltiges Ergebnis zu erzielen.

Aspekt: Neue Dynamik und weil immer etwas Positives herauskommen wird

WARUM wird bei dem Start bzw. der Einführung "Cross-Functional Teams" immer etwas Positives herauskommen und dies mit überschaubaren Risiken?

• Cross-Functional Teams verhelfen der Gemeinschaft der Führungskräfte wieder zu differenzieren: Was macht man schnell mit der PDCA Methodik, was ist ein Kaizen oder KVP-Projekt mit eigenem Projekt Charter oder was ist gar ein Lean Six Sigma Green Belt Projekt.
• Cross-Functional Teams werden die neuen Kommunikatoren sein und die wichtige Quer- und Schnittstellen-Kommunikation zwischen den Fachbereichen und den „Silos“ neu aufbauen. Dies ist besonders für ein gelebtes und prozessorientiertes Qualitätsmanagement enorm wichtig.
• Viele Mitarbeiter der Cross-Functional Teams werden im Rahmen ihrer neuen Aufgaben und neuen Organisation regelrecht aufblühen und dem Unternehmen zeigen können, was eigentlich wirklich in ihnen steckt.
• Die Verhaltenheit oder Barriere zu neuen, kreativen, innovativen Ansätzen wird gesenkt werden. Mitarbeiter am Shop Floor folgen dem Beispiel und stellen Fragen für ihren Arbeitsplätz, denken über den Tellerrand und an ihren internen Kunden. Starten Abstimmungen mit ihrem internen Lieferanten und dies nun alles deutlich mehr wertschöpfungs- und prozessorientiert.
• Und das Management wird sich weiterentwickeln in seiner aktiven Rolle als Projekt Sponsor und Wegbegleiter für eines oder mehrere der meistens 6 – 12 Pilotprojekte des Cross-Functional Start-up Teams

4. und 5. Warum?

Wie in der "realen" 5 Why Methode auch, benötigt man gelegentlich nicht alle 5 Fragen, wenn die Analyse mit 3 oder 4 Warum? eingegrenzte Ergebnisse zeigt.

• Fazit: Cross-Functional Teams, also funktionsübergreifende Teams, sind eine anerkannte und praxiserprobte Lösung im Projektmanagement und bei der Stakeholder-Analyse.

Im Qualitätsmanagement und bei der Umsetzung ISO 9001:2015 (interessierte Parteien und Einbeziehen von Personen) werden diese funktionsübergreifende Teams zur Lösung von spezifischen Aufgabenstellungen zu Prozessen und Projekten genannt.

Cross-Functional Teams bieten viele Vorteile

Cross-Functional Teams bieten viele Vorteile für Unternehmen und ihre Entscheider. Ein besonders wichtiger Vorteil ist:

• Veränderung erfolgreich umsetzen: Cross-Functional Teams können Veränderungsprozesse erfolgreich umsetzen, da sie aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen und Bereiche bestehen und somit unterschiedliche Perspektiven und Ideen zusammenführen können.
• Quer- und Schnittstellen-Kommunikation verbessern: Durch die Zusammenarbeit von Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen und Bereichen können Cross-Functional Teams die Quer- und Schnittstellen-Kommunikation verbessern, was besonders für ein gelebtes und prozessorientiertes Qualitätsmanagement von Bedeutung ist.
• Potenzial von Mitarbeitern ausschöpfen: Cross-Functional Teams können dazu beitragen, dass Mitarbeiter ihr Potenzial voll ausschöpfen und ihre Fähigkeiten in einem neuen Kontext einbringen können. Dies kann zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation führen.
• Verhaltensbarrieren abbauen: Cross-Functional Teams können Verhaltensbarrieren zu neuen, kreativen, innovativen Ansätzen abbauen und Mitarbeiter dazu ermutigen, über den Tellerrand hinauszuschauen und neue Ideen einzubringen.
• Geringe Risiken: Cross-Functional Teams starten oft als Pilotprojekte und können schrittweise ausgebaut werden, wodurch die Risiken überschaubar sind. Das Management kann eine aktive Rolle als Projekt Sponsor und Wegbegleiter für die Teams einnehmen, um eine erfolgreiche Umsetzung sicherzustellen.
• Lösungskompetenz aufbauen: Durch die Zusammenarbeit in Cross-Functional Teams können Mitarbeiter Lösungskompetenz für komplexe Problemstellungen aufbauen und Fähigkeiten für noch nicht dagewesene Probleme entwickeln. Dies ist besonders in Zeiten von Automatisierung, Digitalisierung und Industrie 4.0 von großer Bedeutung, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Bedeutung von Cross-Functional Teams wird in Zukunft voraussichtlich weiter zunehmen, da Unternehmen sich immer stärker auf Automatisierung, Digitalisierung und Industrie 4.0 ausrichten und neue Herausforderungen bewältigen müssen. Unternehmen und ihre Entscheider sollten sich auf die Bildung und Förderung funktionsübergreifender Teams konzentrieren, um diese Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Unser Fazit zum Aufbau von Cross-functional Teams

• Cross-functional Teams können bahnbrechende Ergebnisse erzielen und sind Keimzellen für neue Herangehensweisen, die eine Basis für eine neue Kultur und einen neuen Mindset schaffen. Doch der Aufbau solcher Teams ist eine Herausforderung.
• Um erfolgreiche funktionsübergreifende Teams zu schaffen, müssen klare Rahmenbedingungen und Zielsetzungen definiert werden.
• Mit Hilfe von Projektmanagementmethoden können abteilungsübergreifende Themen und Probleme strukturiert angegangen werden, wodurch sich Probleme, Blockaden und Hemmnisse auf einer neuen sachlichen und prozessorientierten Ebene besprechen lassen.
• Cross-functional Teams können so Lösungskompetenz für komplexe Problemstellungen aufbauen und Fähigkeiten für noch nicht dagewesene Probleme entwickeln.

Schaffen Sie als Entscheider Vertrauen in die neue Vorgehensweise und definieren Sie Befugnisse, Regeln, Rechenschaftspflichten sowie passende organisatorische und strategische Prioritäten im Vorfeld. Mit einem funktionsübergreifenden Team können Sie Ihre Ziele schneller und erfolgreicher erreichen. Gerne geben wir Tipps und Ratschläge dazu.