Erfolgreiche interne Audits ISO 9001 - Fehler und Missverständnisse vermeiden - Ziele und Vorteile umsetzen

(1.1) Einführung in interne Audits nach ISO 9001

Interne Audits, auch bekannt als 1st-Party-Audits, sind ein grundlegendes Element eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) gemäß der ISO 9001. Ihr Hauptzweck besteht darin sicherzustellen, dass das QMS den Normanforderungen entspricht und die Organisation ihre eigenen Qualitätsstandards einhält. Die ISO 9001, eine international anerkannte Norm, legt fest, dass interne Audits regelmäßig durchgeführt werden müssen, um die Effektivität des QMS zu überprüfen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.

(1.2) Zielsetzung und Vorteile interner Audits

Die Hauptziele interner Audits sind die Überprüfung der Konformität des QMS, die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten und die Sicherstellung seiner Wirksamkeit. Diese Audits bieten zahlreiche Vorteile, darunter die Verbesserung der Prozesseffizienz, die Früherkennung von Qualitätsproblemen, die Steigerung der Kundenzufriedenheit, die Erfüllung von rechtlichen Anforderungen und das Stärken des Vertrauens der Stakeholder in die Organisation.

(1.3) Durchführung interner Audits nach ISO 9001

Die Durchführung interner Audits erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, die die Planung, Durchführung, Berichterstattung, Maßnahmenverfolgung und Überprüfung umfasst. Eine sorgfältige Planung, die Auswahl qualifizierter Auditoren und eine gründliche Prüfung aller relevanten Bereiche des QMS sind entscheidend für den Erfolg interner Audits. Zusätzlich zur Planung und Durchführung ist es von entscheidender Bedeutung, dass während des gesamten Auditprozesses die nachfolgend beschriebenen Auditprinzipien eingehalten werden, um die Integrität und Glaubwürdigkeit der Audits zu gewährleisten.

(1.4) Auditprinzipien

Die Effektivität und Glaubwürdigkeit interner Audits nach ISO 9001 werden durch eine Reihe von Prinzipien gewährleistet, die als Leitfaden für die Auditmethode dienen. Diese Prinzipien sind:

• Integrität: Die Auditoren müssen professionell und verantwortungsbewusst handeln, indem sie unparteiisch, kompetent und selbstkritisch sind.
• Sachlichkeit: Die Auditoren müssen objektiv und genau vorgehen, indem sie wahrheitsgemäße und klare Darstellungen liefern.
• Sorgfalt: Beurteilungen von Auditsituationen sollten gründlich und begründet sein, um zuverlässige Ergebnisse zu gewährleisten.
• Vertraulichkeit: Die Verwendung und der Schutz von Informationen müssen vertraulich behandelt werden, um die Integrität des Auditprozesses zu wahren.
• Unabhängigkeit: Die Auditoren müssen frei von Voreingenommenheit und Interessenkonflikten sein, um objektive Bewertungen vorzunehmen.
• Faktengestützt: Die Auditschlussfolgerungen müssen auf nachvollziehbaren Fakten basieren, die durch ein systematisches Vorgehen und angemessene Stichproben gesammelt wurden.
• Risikobasiert: Das Auditprogramm und die Audits selbst sollten die relevanten Risiken und Chancen des Unternehmens berücksichtigen, um eine effektive Prüfung sicherzustellen und potenzielle Schwachstellen zu identifizieren.

Diese Prinzipien bilden das Rückgrat eines erfolgreichen Auditprozesses und gewährleisten, dass interne Audits dazu beitragen, die Ziele des Qualitätsmanagementsystems zu erreichen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.

(1.5) Schlussfolgerung: Die Bedeutung und Wirksamkeit interner Audits

Interne Audits sind ein unverzichtbares Instrument zur Sicherstellung der Konformität, Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten und Steigerung der Effektivität eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001. Durch eine strukturierte und systematische Durchführung, unter Einhaltung der Auditprinzipien, können interne Audits dazu beitragen, die Qualität und Leistungsfähigkeit einer Organisation kontinuierlich zu verbessern. Die Auditprinzipien bilden das Rückgrat eines erfolgreichen Auditprozesses und gewährleisten, dass interne Audits die Ziele des Qualitätsmanagementsystems erreichen und kontinuierliche Verbesserungen fördern.

(2.) Fehler bei internen Audits nach ISO 9001

(2.1) Was will man eigentlich erreichen?

Bevor wir uns mit den häufigen Fehlern und Missverständnissen bei internen Audits gemäß ISO 9001 befassen, ist es wichtig, das eigentliche Ziel dieser Audits zu verstehen. Interne Audits sind ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems (QMS) einer Organisation. Ihr Hauptzweck besteht darin, sicherzustellen, dass das QMS den Anforderungen der ISO 9001 und den internen Standards entspricht, die die Organisation festgelegt hat. Darüber hinaus dienen sie dazu, Verbesserungspotenziale aufzudecken und die Effektivität des QMS kontinuierlich zu steigern.

Kundenzufriedenheit steigern und die Qualität der Produkte und Dienstleistungen gewährleisten

Interne Audits bieten die Möglichkeit, das QMS aus einer unabhängigen Perspektive zu bewerten und sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß funktioniert. Sie ermöglichen es der Organisation, Risiken zu identifizieren, Schwachstellen zu erkennen und Prozesse zu verbessern, um die Kundenzufriedenheit zu steigern und die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten. Darüber hinaus tragen sie dazu bei, das Vertrauen der Stakeholder in die Organisation zu stärken und die Zertifizierung nach ISO 9001 aufrechtzuerhalten.

(2.2) Bedeutung interner Audits für die Qualitätsführung

Interne Audits spielen eine entscheidende Rolle bei der Bewertung und Verbesserung der Qualitätsführung einer Organisation. Sie ermöglichen eine unabhängige Bewertung der Qualitätsmanagementsysteme und -prozesse und dienen dazu, sicherzustellen, dass sie effektiv funktionieren und den Anforderungen entsprechen.

• Bewertung der Qualitätsführung: Interne Audits bieten die Möglichkeit, die Effektivität der Qualitätsführung aus einer neutralen Perspektive zu bewerten. Dies ermöglicht es der Organisation, potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und Bereiche zu verbessern, die nicht den Standards entsprechen.
• Risikoerkennung und -bewertung: Durch die Durchführung interner Audits können Risiken im Zusammenhang mit Qualitätsprozessen und -systemen identifiziert und bewertet werden. Dies ermöglicht es der Organisation, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um potenzielle Risiken zu minimieren oder zu beseitigen.
• Verbesserung der Prozesse: Interne Audits helfen dabei, ineffiziente Prozesse zu identifizieren und zu verbessern. Durch die Identifizierung von Engpässen oder Ineffizienzen können Maßnahmen ergriffen werden, um die Effizienz und Produktivität zu steigern.
• Sicherung der Kundenzufriedenheit: Durch die Überprüfung und Verbesserung der Qualitätssysteme und -prozesse können Organisationen sicherstellen, dass sie hochwertige Produkte und Dienstleistungen bereitstellen, die die Erwartungen ihrer Kunden erfüllen oder übertreffen.
• Aufrechterhaltung der Zertifizierung nach ISO 9001: Interne Audits sind auch entscheidend für die Aufrechterhaltung der Zertifizierung nach ISO 9001. Sie helfen sicherzustellen, dass das Qualitätsmanagementsystem den Anforderungen der Norm entspricht und kontinuierlich verbessert wird, um den Zertifizierungsstandards gerecht zu werden.

Insgesamt tragen interne Audits wesentlich dazu bei, die Qualität und Effektivität der Qualitätsführung einer Organisation zu verbessern und eine kontinuierliche Verbesserung zu fördern.

(2.3) Häufige Fehler bei internen Audits

Einige der häufigsten Fehler bei internen Audits sind:

• Fehlende oder unzureichende Auditplanung: Dieser Fehler tritt auf, wenn interne Audits nicht ordnungsgemäß geplant werden. Ein detaillierter Auditplan, der den Umfang, die Ziele und den Zeitplan des Audits festlegt, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass wichtige Bereiche des QMS angemessen überprüft werden und die Auditdurchführung effizient ist.
• Mangelnde Qualifikation der Auditoren: Die Auswahl von Auditoren, die nicht über ausreichende Qualifikationen oder Erfahrungen verfügen, kann zu Schwierigkeiten bei der Identifizierung relevanter Informationen oder bei der Bewertung von Auditergebnissen führen. Qualifizierte Auditoren sind entscheidend für die Effektivität der Audits und sollten sorgfältig ausgewählt und geschult werden.
• Unzureichende Dokumentation und Berichterstattung: Eine unzureichende Dokumentation und Berichterstattung der Auditergebnisse kann dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen oder dass Maßnahmen zur Verbesserung nicht angemessen verfolgt werden können. Eine klare und präzise Dokumentation ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Auditergebnisse angemessen dokumentiert und kommuniziert werden.
• Mangelnde Follow-up-Maßnahmen: Ein häufiger Fehler besteht darin, dass identifizierte Nichtkonformitäten oder Verbesserungsmöglichkeiten nicht angemessen verfolgt oder umgesetzt werden. Ohne geeignete Follow-up-Maßnahmen können Probleme ungelöst bleiben und sich wiederholen. Es ist wichtig, einen klaren Prozess für die Verfolgung und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen festzulegen und sicherzustellen, dass diese konsequent durchgeführt werden.
• Fehlende Kontinuität und Verbesserung: Ein weiterer Fehler besteht darin, interne Audits als einmalige Ereignisse zu betrachten, anstatt als kontinuierlichen Prozess zur Verbesserung des QMS. Kontinuierliche Verbesserung ist ein zentraler Grundsatz der ISO 9001 und sollte in die Auditplanung und -durchführung integriert werden.

(2.4) Interne Audits ISO 9001: Missverständnisse

Neben den häufigen Fehlern gibt es auch einige Missverständnisse im Zusammenhang mit internen Audits nach ISO 9001:

• Vernachlässigung des risikobasierten Ansatzes bei der Auditplanung: Ein häufiges Missverständnis besteht darin anzunehmen, dass alle Anforderungen der ISO 9001 oder sämtliche Prozesse der Organisation innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens auditiert werden müssen. Tatsächlich erfordert die Norm lediglich, dass interne Audits in geplanten Abständen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass das Qualitätsmanagementsystem den Anforderungen der Organisation und der Norm entspricht. Die Auditplanung sollte vielmehr auf einem risikobasierten Ansatz basieren und die Bedeutung der betroffenen Prozesse sowie die Ergebnisse vorheriger Audits berücksichtigen.
• Fehlende Berücksichtigung des Auditplans: Ein weiteres Missverständnis besteht darin anzunehmen, dass interne Audits gemäß ISO 9001 zwingend einen formalen Auditplan erfordern. Obwohl die ISO 9001 das Konzept des Auditplans nicht explizit erwähnt, ist es wichtig zu betonen, dass die Entscheidung für oder gegen einen Auditplan von den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen der Organisation abhängt. Solange die Audits effektiv durchgeführt werden und die Qualitätsmanagementsysteme den Anforderungen entsprechen, bleibt die Verwendung eines Auditplans eine optionale Ergänzung.