Wie Sie mit effektiven Ursachenanalysen Prozesse optimieren
von Bernd Harengel
Probleme gehören nachhaltig gelöst
Das Ziel jedes Unternehmens sollte es sein, Kundenanforderungen zu erfüllen und abzusichern, gesunde Kostenstrukturen und zufriedene Mitarbeiter zu haben. Dazu müssen Probleme und deren Ursachen nachhaltig gelöst werden. Die Ursachenanalyse und Root Cause Analysis Methoden helfen dabei, effizient und nachhaltig Probleme zu lösen. Quick-Fixes sind keine langfristige Lösung. Eine Ursachenanalyse im entsprechenden Team kann schnelle Erfolge bringen. Es gibt viele Beispiele aus der Praxis, wie mit Hands-on, aber zuvor durchgeführter Ursachenanalyse im entsprechenden Team, schnelle Erfolge erreicht werden konnten.
Aktuelle Trends:
- Nachhaltige Lösungen von Problemen werden immer wichtiger.
- Effizienz ist ein wichtiges Thema, um im globalen Wettbewerb zu bestehen.
- Agile Methoden und Arbeitsweisen gewinnen immer mehr an Bedeutung.
- Die Bedeutung von Daten und Datenanalysen nimmt zu.
- Die Zusammenarbeit von Teams und die Förderung einer offenen Kommunikationskultur sind wichtige Erfolgsfaktoren.
Warum sind die Themen rund um die Ursachenanalyse wichtiger geworden?
- Ursachenanalyse: Eine Ursachenanalyse hilft Managern, die zugrunde liegenden Gründe für ein Problem zu identifizieren und zu verstehen. Indem sie die Wurzel des Problems angehen, können Manager sicherstellen, dass sie die Ursache anstatt nur die Symptome bekämpfen. Dadurch wird es möglich, zukünftige Probleme zu vermeiden und langfristige Lösungen zu entwickeln.
- Effiziente Problemlösung: Effektive Problemlösung ist wichtig, um sicherzustellen, dass Probleme schnell und effizient gelöst werden können. Das hilft Managern, Zeit und Ressourcen zu sparen und sicherzustellen, dass das Unternehmen produktiv bleibt. Eine effektive Problemlösung trägt auch zur Verbesserung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit bei, da schnelle Lösungen dazu beitragen, dass Probleme schnell und effektiv behoben werden können.
- Nachhaltige Problemlösung: Nachhaltige Problemlösung ist wichtig, um sicherzustellen, dass Probleme nicht nur vorübergehend gelöst werden, sondern langfristig vermieden werden. Nachhaltige Lösungen stellen sicher, dass das Problem dauerhaft behoben wird, anstatt es immer wieder zu bekämpfen.
- Datenanalyse: Datenanalyse ist wichtig, um Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten und Daten zu treffen. Daten können dabei helfen, Trends und Muster zu identifizieren, um Probleme zu erkennen und zu lösen. Datenanalyse trägt auch dazu bei, Risiken zu minimieren und Chancen zu nutzen.
- Fehlerkultur: Eine offene und transparente Fehlerkultur ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder des Teams offen über Fehler sprechen können, ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu haben. Eine positive Fehlerkultur trägt dazu bei, dass Fehler als Chance zur Verbesserung gesehen werden und das Team gemeinsam an Lösungen arbeitet. Dies führt zu einer höheren Effizienz und besseren Ergebnissen, da Probleme schnell und effektiv gelöst werden können.
Probleme gehören nachhaltig gelöst
- Ja, da sind wir uns alle einig. Keine Frage!
Ursachenanalyse und die Root Cause Analysis Werkzeuge
effizient und nachhaltig einführen
Mein nachfolgender Artikel zur Einführung von Root Cause Analysen wird ihnen als Manager und Entscheider helfen:
- Welche eigene Position habe Sie zu dem wichtigen Thema „effizient und nachhaltig Probleme lösen“.
- Wie nehmen Sie selbst in ihrem Bereich und für ihre Prozesse Indikatoren wahr.
- Wo sind vielleicht bereits schon jetzt erkennbare Ansatzpunkte für Verbesserungen, die Sie sofort verbessern könnten.
- Wer sind die geeigneten Mitspieler, um neue Initiativen zur Root Cause Analysis (=RCA) zu besprechen, planen und umzusetzen.
Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr zu:
- Sie sehen „Warnhinweise“ und Indikatoren in Ihrem Verantwortungsbereich nun deutlicher.
- Sie erkennen Chancen und Risiken zum Thema Ursachenanalysen, Root Cause Analysis Methoden und Problemlösungstechniken.
- Sie können mindestens drei Punkte gleich für ihren Alltag nutzbringend mitnehmen.
Probleme und deren Ursachen gehören nachhaltig gelöst
Warum wir Probleme bei der Wurzel (engl. Root) und den wahren Ursachen (engl. Causes) packen wollen ist allen klar. Statt wieder und wieder nur über Symptome zu reden, möchte doch gerne jedes Unternehmen effizient und nachhaltig wiederkehrende Fehler vermeiden. Auch die Anzahl an notwendigen Sofortlösungen, Schnellreparaturen und leider nur provisorischen Abstellmaßnahmen sollte auch im normal laufenden Alltagsgeschäft deutlich reduziert werden und nicht weiter anwachsen anwachsen.
Unternehmerisches Ziel für die Fertigung, Produktion, Logistik und ebenso eingeschlossen die Produktentwicklung, die Konstruktion und Qualitätssicherung ist es doch, die Kundenanforderungen zu erfüllen und abzusichern. Aber wie sieht leider zu oft der gelebte Alltag aus: "Quick-Fixes everywhere"!
Kundenanforderungen erfüllen und absichern
Die zentrale Aufgabe ist doch eine hohe Kundenzufriedenheit, gesunde Kostenstrukturen und zufriedene Mitarbeiter. Mit stets vollen Listen von ernsten und dringlichen Kundenreklamationen ist keiner glücklich. Hier ein paar Beispiele aus der Praxis, wie mit Hands-on, aber zuvor durchgeführter Ursachenanalyse im entsprechenden Team, schnelle Erfolge erreicht werden konnten.
- Maschinen, Anlagen und automatisierte Qualitätskontrollen arbeitet nicht zuverlässig genug (fehlende Maschinen- und Prozessfähigkeiten) – Qualität wird danach sortiert, statt gleich herzustellen
- Statt konsequenter wiederkehrender und automatisierter Bearbeitung in der Fertigung, findet doch eine manuelle Nachbearbeitung statt, um Lieferversprechen zu halten
- Mängel an Oberflächen oder Lackierungen werden mittels „Kunstgriffen“ wieder behoben
- Sicherheitsaufschläge in der Losgröße, Zusatzschichten und Sonderfahrten, da die Fertigungsprozesse doch nicht stabil laufen oder die geplante Ausbringung in der Produktion und/oder Montage nicht erreicht wird
- Hohe Ausschusskosten und längere Bearbeitungszeiten, da die neuen kostengünstigere Werkzeuge und/oder Maschinen einfach nicht wie geplant funktionieren oder der letzte Schritt der Optimierung noch nicht durchgeführt wurde
- Einführung von Nacharbeitsschleifen, die sich über die Zeit etablieren und fester Bestandteil der Fertigungsplanung werden, um die zu hohe Anzahl von Produktbeschädigungen beim eigenen Handling, wieder zu beheben
- Alte Bestände (Zukaufteile, Materialien und Halbfabrikate) die irgendwie und vielleicht auch aus missverstandener Sparsamkeit und unter hohen Verlusten abgearbeitet werden.
- Neue Mitarbeiter, welche leider gelegentlich zu schnell und zu unerfahren wegen Störungen und zur gutgemeinten Lösung von Problemen eingesetzt werden – entstandene Qualitätsmängel werden dann wiederum vor der Auslieferung zum Kunden aufwendig aussortiert
Diese Liste kann sich jeder weiterdenken und meistens ist dies der gelebte Alltag. Man muss nur mit einem kritischen und erfahrenen Auge durch den Betrieb gehen und dem Wertschöpfungsprozess je Produktgruppe folgen.
Die Akzeptanz der Mitarbeiter und Führungskräfte entscheidet
Sucht man nach einem guten Rezept oder einer geeigneten universell einsetzbaren Checkliste hierzu, dann wird man leider wenig finden. Vergessen Sie theoretische Anleitung analog einem einfachen Kochrezept, man nehme dies und das und schon passieren Wunder! Auch dieser Ansatz scheitert oft: Wir senden zwei oder mehr Mitarbeiter zur externen Schulung, lassen diese ein zweitägiges Seminar besuchen und los geht es.
In der schwierigen Praxisumsetzung wird schnell etwas vergessen, übergangen, bewusst oder unbewusst übersprungen oder nicht ausreichend und ergebnisoffen analysiert. Aus einem guten Ansatz wird dann leider auch schon ein Risiko, die Methode der systematische Root Cause Analyse als geeignetes und anerkanntes Werkzeug für die Mannschaft und Organisation „zu verbrennen“.
Fazit: Nur mal probieren ist gefährlich!
Für ein späteres und mehr konsequenteren Roll-out im gesamten Betrieb und Werk oder über mehrere Standorte hinweg, werden damit gleich Hürden schwieriger. Auch ein erneuter Start mit praxisorientiertem Training an realen Problemen und genügend und gut dokumentierten Anwendungsbeispiele stößt dann zunächst nur auf Skeptiker.
Nur theoretisch bekannte Lösungsmethoden helfen nicht
Die verschiedenen Methoden zur Ursachenanalyse (Root Cause Analysis = RCA) habe wir in unserer Methoden Bibliothek beschrieben. Man kann aber schon jetzt vorwegnehmen, dass dies Sammlung nicht wie eine Werkzeugkiste und einem rein theoretisch Ansatz anwendbar sein wird. Denn was zu ihrer Organisation, in ihrer Unternehmenskultur, in ihre Prozess- und Verantwortungslandschaft und besonders geeignet zu ihren unternehmerischen Zielen für die Zukunft passt, ist entscheidend für die Einführung und die Etablierung eines für ihren Betrieb passenden Werkzeugkoffers für Problemlösungen. Je besser die Werkzeuge zur Problemursachenanalyse passend und gut trainiert und geschult zusammengestellt wurden, um so grösser sind die Chancen zur Etablierung und zur wiederkehrenden gewinnbringenden Nutzung.
Viele der Root Caus Analyse Methoden sind bereits als Werkzeug bekannt. Seltener geschult und genutzt werden geschickte und zum Problem passende Kombinationen von Problemlösungstechniken, um auch vertieft und nachgewiesen die Ursachen und/oder Wechselwirkungen und nicht wieder nur Symptome zu finden. Hier nur ein kurzer Auszug von unterschiedlichen Methoden und Werkzeugen, wie man unterschiedlichste Problemursachen mit dem passenden Werkzeug auflösen kann: 5-Whys, Ishikawa, 5W+2H, 8D, Six Sigma Projekte, VSM, Spaghetti-Diagramme, (weitere Lean Werkzeuge …)
Kultur und Basis schaffen für eine systematische Root Cause Analysis
Was sind gut erkennbare Indikatoren für Missstände?
Woran Sie in der Praxis und im Alltagsgeschäft erkennen können, dass die Anwendung der Root Cause Analysis bei Ihnen nicht unternehmerisch wertschöpfend genutzt wird oder dringend verbessert werden sollte.
Nachfolgend eine kurze Liste aus der Praxis:
- Sie hören wiederholt: „Viel zu aufwendig!“ Keiner möchte hier bei uns „mit Kanonen nach Spatzen“ schießen.
- möglicher Hintergrund: Die verschiedenen Werkzeuge zur Problem-Ursachenanalyse (von einfach bis schwer) wurden nicht an Praxisfällen im Team und am Shop Floor geübt. Nicht jedes Werkzeug macht für jedes Problem Sinn und eine Nutzung von zu aufwendigen und nicht-passenden Root Cause Analyse Werkzeugen, führt schnell wieder zum „Einschlafen“ der gestarteten empfohlenen oder angeordneten Anwendung.
- Sie spüren: Nein, dies ist bei uns hier im Betrieb nicht die gelebte Kultur!
- möglicher Hintergrund: Wir wollen und sollten jetzt nicht mit Schuldzuweisungen und Finger-Pointing beginnen! Teilweise dürfen in manchen Firmen bei der Root Cause Analyse per Unternehmensentscheid oder per akzeptierten Regeln keine Personengruppen oder Organisationseinheiten direkt genannt werden. Damit ist man bei der Ursachenanalyse schon eingeschränkt und mögliche Problemursachen werden einfach hierdurch ausgeblendet: Schnittstellenmanagement, Kommunikation und Reflexion zwischen Bereichen und Abteilungen.
- Sie hören sehr oft Kommentare zu „Verantwortung und Zuständigkeit“
- möglicher Hintergrund: Spielregeln, Vereinbarungen, wer Probleme eigentlich anpacken und lösen sollte sind unklar. Besonders dann, wenn es sich um die Lösung von Problemen in bereichsübergreifenden Prozessen oder innerhalb der Supply Chain von Standort zu Standort in einem Firmen- und Fertigungsverbund geht. Fehlende klare RASCI Definitionen und auch die für den gelebten Alltag notwendigen klaren und spezifischen Prozess-, Schnittstellen- und Verfahrensbeschreibung sind sehr oft zu „global“ und wenig nutzbringend aufgebaut bzw. formuliert. Diese eignen sich zu oft nicht als Basis für die anerkannten Spielregeln und auch nicht als gelebtes Dokument, um neue Erkenntnisse und Lessons Learned aufzunehmen.
- Sie befürchten als Antwort „Wir kennen doch unser Geschäft und auch wie wir unsere Probleme lösen!“
- möglicher Hintergrund: Ihre erfahrenen Maschinenbediener, Meister, Führungskräfte und Kollegen haben soviel undokumentiertes Praxiswissen und Know-how („Bauchgefühl“) zu den Themen in ihren Bereichen und Prozessen, zu Produkten und/oder Maschinen- und Anlagen. Von dieser Position aus kann mittels einer systematischer Ursachenanalyse in einem zu kleinen und nicht moderierten Team stets beides aufgezeigt werden. Lesen sie bitte die Beiträge zu "Cross Functional Teams" in der Spalte rechts als Ergänzung.
- wohlwollend, da gibt es noch neue Lösungsansätze, die wir bis dato noch nicht betrachtet haben, aber wir geplant angehen sollten. Oder eben auch bis hin zum anderen Extremfall.
- demonstrierend, seht … „völlige Zeitverschwendung“ und wir kommen doch nur wieder auf die Punkte, die wir schon kannten.
- Sie nehmen selbst an einer Root Cause Analyse teil und bemerken: Startpunkt sind gleich Lösungen und diese meistens direkt immer wieder nur aus einer gleichbleibenden Lösungsmenge
- möglicher Hintergründe:
- Neue Ansätze möchte keiner testen und wer würde dann die Verantwortung hierzu übernehmen?
- Moderation fehlt oder wurde nicht geübt
- vielleicht auch etwas Selbstschutz ihrer operativen Schlüsselspieler
- möglicher Hintergründe:
- Sie hören: Keine Zeit!
- möglicher Hintergrund: Man hat wenig Zeit und eine Ursachenanalyse mit neuen Elementen mag keiner, da hierzu
- meistens die Experten fehlen, um dies basierend auf Zahlen – Daten -Fakten weiter analysieren zu können
- man die Unsicherheit der neuen Wege aus Erfahrung nicht mag: Meistens dauert dies zu lange und bis dahin haben die Praktiker mit den bekannten Ansätzen das Problem schon 10-mal gelöst (gefixt).
- und man auch über die Jahre gelernt hat: wenn man neue Lösungswege einschlägt, dann tauchen hierbei wieder zig andere Problemthemen auf, die dann zur Lösung nochmals Zeit kosten. Jeder kennt es, der schon einmal in die „Kiste der alten Probleme“ gegriffen hat. Eigentlich möchte man nur sein Problem schnell und gut lösen. Dies ist aber selten möglich. Meistens zieht man dann ein ganzes „Knödel von Problemen“ an sich. Ständig kommen dann neue Verknotungen und man hat dann nicht nur seinen eigenen „Faden zu lösen“, sondern zieht fast alle „Altlasten“ an sich heran. Und diese Altlasten Probleme mit all den undefinierten oder nicht funktionierende Schnittstellen und Verantwortlichkeiten, aber auch zum Teil die gelebte und akzeptierte Teil-Inkompetenz von anderen Mitspielen kann der einzelne nicht neben seiner eigentlichen Rolle und Aufgabe lösen. Zu oft fehlen hier auf grundlegend notwendige Kompetenzen und Befugnisse
- möglicher Hintergrund: Man hat wenig Zeit und eine Ursachenanalyse mit neuen Elementen mag keiner, da hierzu
Warum scheitern viele gutgemeinte und eigentlich richtige Vorhaben?
Eine Situationsanalyse zu Start ist sehr wichtig. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten. Ich bevorzuge Gespräche und Interviews.
Können Sie sich nun vorstellen, was vermutlich die spezifischen Widerstandsgründe und auch, welche Verbesserungsmöglichkeiten für eine systematische Anwendung von Ursachenanalysen in ihrem Unternehmen erkennbar sind?
Haben Sie auch diesen wichtigen Aspekt beachtet?
Die Angst und Sorge von vielen Mitarbeitern und Führungskräften, die eigene Komfortzone verlassen zu müssen. Und auch, dass sehr oft und über viele Jahre eine sehr vertrauensvolle, ja fast familiäre Zusammenarbeit gewachsen ist und ein Finger-Pointing nun erst einmal für viele Prozessbeteiligte und Führungskräfte unvorstellbar ist.
Viele Organisationen funktionieren leider schon seit Jahren im eingespielten Verhaltensmuster: „Ich tue dir nichts, dann tust du mir hoffentlich auch nichts.“ Und dann wird eine Veränderung von innen heraus und nur mit guter Ansprache schwierig.
Wir helfen gerne mit unserem OECplus Partnernetzwerk weiter und vermitteln fachkundig einen geeigneten, erfahrenen und qualifizierten Interim Manager oder freiberuflichen Experten. Unkompliziert und passend für Ihren speziellen Bedarf.
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